Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die in unserem Impressum genannte Stelle. Kontaktmöglichkeiten finden Sie dort.

2. Erhobene Daten und Zwecke

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur im erforderlichen Umfang und ausschließlich für die nachfolgenden Zwecke auf Grundlage der in Art. 6 DSGVO genannten Rechtsgrundlagen.

• Konto & Anmeldung: E-Mail-Adresse, ggf. Name und Passwort (Hash). Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Nutzung der Plattform: Hochgeladene Dokumente und von Ihnen angelegte Konfigurationen (Profile, Mappings) werden verarbeitet, um die Dienste (Konvertierung, Export) zu erbringen. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Zahlungsabwicklung: Abrechnungsdaten werden an unseren Zahlungsdienstleister (Stripe) übermittelt. Wir speichern keine Kreditkartendaten. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung, ggf. berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO).
• Kommunikation & Support: Bei Kontaktanfragen verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung bzw. berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO).
• Technische Logs: IP-Adresse, Zeitstempel, angeforderte Ressourcen (ohne Inhalte) zur Sicherheit und Fehleranalyse. Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung der genannten Zwecke oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. steuer- oder handelsrechtlich) erforderlich ist. Nach Ende des Vertragsverhältnisses werden personenbezogene Daten in einem angemessenen Zeitraum gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Technische Logs werden in der Regel nach kurzer Frist gelöscht oder anonymisiert.

4. Empfänger und Drittanbieter

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur an Auftragsverarbeiter, die uns bei Hosting, E-Mail-Versand oder Zahlungsabwicklung unterstützen (z. B. Stripe). Diese handeln ausschließlich auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen und unserer Weisungen.

Dokumentenextraktion (OCR): Für die automatische Erfassung von Texten und Daten aus Ihren Dokumenten (PDF, Bilder) nutzen wir den KI-Dienst Google Gemini (Google LLC / Google Ireland Limited). Die von Ihnen hochgeladenen Dokumente werden zur Extraktion an diesen Dienst übermittelt. Google verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter auf unserer Weisung.

Server- und Verarbeitungsstandort: Unsere Plattform wird in Rechenzentren in Frankfurt (Deutschland) gehostet. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt in Frankfurt/Deutschland. Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb des EWR erfolgt nur, wenn ein angemessenes Schutzniveau (z. B. Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln) sichergestellt ist.

5. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) – die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Die Löschung Ihres Kontos und aller zugehörigen Daten (Art. 17 DSGVO) können Sie selbst auslösen: nach Anmeldung unter „Abo & Abrechnung“ im Bereich „Daten & Konto“ – „Konto und alle Daten löschen“. Die Löschung ist unwiderruflich.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).

6. Cookies und Technische Notwendigkeit

Wir setzen technisch notwendige Cookies bzw. lokale Speicher (z. B. für Anmeldestatus oder Einstellungen), die für den Betrieb der Website und der Plattform erforderlich sind. Für diese ist keine Einwilligung erforderlich. Soweit wir optional Analyse- oder Marketing-Tools einsetzen, werden wir diese gesondert benennen und eine Einwilligung einholen, sofern erforderlich.

7. Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen (z. B. bei geänderten Funktionen oder Rechtslage). Die aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite. Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie, soweit erforderlich, informieren.